Thực hiện định dạng văn bản trên word 2010 - Nguyễn Trung Hiếu

Bài 2. Thực hiện định dạng văn bản trên word 2010
 23/02/2016  Nguyễn Trung Hiếu
Để tạo ra một văn bản đẹp, thẩm mỹ, tính chính xác cao, chúng ta hãy thực hiện các bước sau về định dạng văn bản trên word 2010
I. ĐỊNH DẠNG VÀ CANH CHỈNH TRONG VĂN BẢN
1.1 Định dạng văn bản
In đậm
- Bôi đen đoạn text bạn muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào vùng chọn đến khi xuất hiện thanh công cụ Mini.
- Nhấn nút Bold (B).
Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+B.
Lưu ý, nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) lần nữa nếu bạn muốn bỏ in đậm.
In nghiêng
Thực hiện tương tự như in đậm, nhưng thay vì nhấn nút Bold thì bạn nhấn nút Italic (phím tắt Ctrl+I).
Gạch dưới đoạn text
Nhấn Ctrl+U để chọn đoạn text cần gạch dưới. Nhấn Ctrl+U lần nữa để bỏ gạch dưới.
Ngoài ra còn có nhiều kiểu gạch dưới khác:
* Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng: 
- Chọn đoạn text bạn muốn gạch dưới.
- Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải. 
- Trong hộp Underline style, bạn chọn Word only. Nhấn OK.
* Gạch đôi ở dưới từ:
Thực hiện bước 1, 2 như trên.
Trong hộp Underline style, bạn chọn biểu tượng dòng đôi. Nhấn OK.
* Đường gạch dưới trang trí:
Thực hiện bước 1, 2 như trên. 
- Trong hộp Underline style, bạn chọn kiểu mình thích. 
- Để đổi màu của đường gạch dưới, nhấn chuột vào hộp Underline color và chọn màu mình thích. Nhấn OK.
Đổi màu chữ
- Chọn đoạn text bạn muốn đổi màu, di chuyển con trỏ chuột vào vùng chọn để xuất hiện thanh công cụ Mini
- Nhấn nút Font Color và chọn màu mình thích.
Đổi kích cỡ chữ
- Chọn đoạn text, di chuyển con trỏ chuột vào để xuất hiện thanh công cụ Mini.
- Để tăng kích cỡ chữ, nhấn nút Grow Font (hoặc phím tắt Ctrl+Shift+>). Để giảm kích cỡ chữ, nhấn nút Shrink Font (hoặc phím tắt Ctrl+Shift+<). 
Đánh dấu (Highlight) đoạn text 
Cách đánh dấu đoạn text để làm nó trông nổi bật hơn. Cách thực hiện:
- Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Text Highlight Color .
- Sau đó chọn một màu dùng để tô sáng mà bạn thích (thường là màu vàng).
- Dùng chuột tô chọn đoạn text muốn đánh dấu.
- Muốn ngừng chế độ đánh dấu, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút Text Highlight Color, chọn Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC để ngừng.
Gỡ bỏ chế độ đánh dấu text 
- Chọn đoạn text muốn gỡ bỏ chế độ đánh dấu.
- Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút Text Highlight Color.
- Và chọn No Color.
Định dạng chỉ số trên (Superscript), chỉ số dưới (Subscript)
- Chỉ số trên (Superscript);
- Chỉ số dưới (Subscript).
Chọn đoạn text cần định dạng. Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút Superscript (phím tắt Ctrl+Shift+=) để định dạng chỉ số trên, hoặc nhấn nút Subscript (phím tắt Ctrl+=) để định dạng chỉ số dưới. 
1.2 Canh chỉnh văn bản 
Canh trái, phải, giữa, hoặc canh đều hai bên, bạn làm như sau.
- Chọn đoạn văn bản bạn muốn canh chỉnh.
- Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để canh lề trái, nhấn Align Right để canh phải, nhấn nút Center để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn nút Justify để canh đều hai bên.
Canh chỉnh nhiều chế độ trên cùng 1 dòng
- Chuyển chế độ xem văn bản là Print Layout hoặc Web Layout (Trong thẻ View, nhóm Document Views, chọn nút Print Layout hoặc Web Layout).
Nhấn chuột vào dòng mới và thực hiện như sau:
- Chèn đoạn text cần canh trái: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang trái cho đến vị trí cần gõ text, nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text.
- Chèn đoạn text canh giữa: Di chuyển con trỏ chuột chữ I vào khoảng giữa dòng cho đến vị trí cần gõ text. Nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text.
- Chèn đoạn text canh phải: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang phải cho đến vị trí cần gõ text, nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text.
Thay đổi các canh chỉnh theo chiều dọc đoạn text
- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải.
- Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. Tại mục Vertical alignment, bạn chọn một loại canh chỉnh mình thích (Top, Center, Justified, Bottom).
- Tại mục Apply to, chọn phạm vi áp dụng là Whole document (toàn văn bản), This section (vùng hiện tại), hay This point forward (kể từ đây trở về sau). Nhấn OK.
Canh giữa lề trên và lề dưới
- Chọn đoạn văn bản bạn muốn canh giữa so với lề trên và lề dưới.
- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải.
- Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. Tại mục Vertical alignment, bạn chọn Center.
- Tại mục Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK.
Thụt lề dòng đầu tiên của đoạn
- Nhấp chuột vào đoạn mà bạn muốn thụt lề dòng đầu tiên.
- Trong thẻ Page Layout, nhấn vào mũi tên góc dưới bên phải của nhóm Paragraph.
- Tại hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing. Mục Special, bạn chọn First line. Mục By, chọn khoảng cách thụt vào. Nhấn OK.
Điều chỉnh khoảng cách thụt lề của toàn bộ đoạn
- Chọn đoạn văn bản muốn điều chỉnh.
- Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên lên, xuống bên cạnh mục Left để tăng, giảm khoảng cách thụt lề trái, hay tại mục Right để điều chỉnh thụt lề phải.
Thụt dòng tất cả, trừ dòng đầu tiên của đoạn
- Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn điều chỉnh.
- Trên thanh thước ngang, nhấn chuột vào dấu Hanging Indent và rê đến vị trí bạn muốn bắt đầu thụt dòng.
Nếu không thấy thanh thước ngang đâu, bạn nhấn nút View Ruler ở phía trên của thanh cuộn dọc để hiển thị nó.
Tạo một thụt âm
Thay vì thụt dòng vào trong, bạn có thể điều chỉnh thụt ra ngoài so với lề trái bằng cách:
- Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn mở rộng sang trái.
- Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn nút mũi tên hướng xuống trong mục Left cho đến khi đoạn văn bản nằm ở vị trí bạn vừa ý.
1.3 Thay đổi khoảng cách trong văn bản
Tạo khoảng cách đôi giữa các dòng cho toàn bộ tài liệu
Khoảng cách mặc định giữa các dòng là 1.15. Bạn có thể tạo khoảng cách 2 nếu muốn bằng cách sau:
- Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấp chuột phải vào nút Normal, chọn Modify.
- Bên dưới nhóm Formatting, nhấn nút Double Space. Nhấn OK.
Thay đổi khoảng cách dòng cho đoạn văn bản đang chọn
- Chọn đoạn văn bản bạn muốn thay đổi.
- Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing.
- Chọn khoảng cách bạn muốn, chẳng hạn 2.0
Lưu ý 
Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các dòng nhưng khoảng cách này không có trong menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, bạn hãy chọn Line Spacing Options, và nhập vào khoảng cách mà bạn thích.
Các kiểu khoảng cách dòng mà Word hỗ trợ:
- Single (dòng đơn). Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dòng đó, thêm vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà bạn đang sử dụng.
- 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn.
- Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn.
- At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng.
- Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó bạn tăng hoặc giảm cỡ chữ.
- Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng đơn mà bạn chỉ định. Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn.
Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đoạn
- Chọn đoạn văn bản bạn muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau nó.
- Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh mục Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị bạn muốn.
Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự
- Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi.
- Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font.
- Chọn thẻ Character Spacing trong hộp thoại này. Tại mục Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và chỉ định số khoảng cách trong mục By.
Co dãn văn bản theo chiều ngang
- Chọn đoạn văn bản bạn muốn căng ra hoặc thu lại.
- Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font.
- Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà bạn muốn. Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ được kéo ra, ngược lại, nó sẽ được thu lại.
Đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài liệu
Theo dõi sự thay đổi trong khi chỉnh sửa
- Mở tài liệu mà bạn muốn theo dõi.
- Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn nút Track Changes.
- Thay đổi tài liệu theo ý bạn (chèn, xóa, di chuyển hay định dạng văn bản...). Lập tức ở bên hông trang tài liệu sẽ xuất hiện những bong bóng hiển thị sự thay đổi này.
Tắt chế độ theo dõi sự thay đổi
Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn vào nút Track Changes một lần nữa để tắt chế độ theo dõi trong khi chỉnh sửa.
Thay đổi cách Word đánh dấu
- Bạn có thể đổi màu và những định dạng mà Word dùng để đánh dấu sự đổi trong tài liệu bằng cách nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Track Changes, và nhấn chọn mục Change Tracking Options.
- Nếu bạn muốn xem tất cả những thay đổi ngay trong tài liệu thay vì hiển thị những bong bóng bên hông tài liệu, ở nhóm Tracking, nhấn vào nút Ballons, sau đó chọn Show all revisions inline.
- Để làm nổi bật vùng hiển thị những bong bóng (bên lề tài liệu), hãy nhấn nút Show Markup và chọn Markup Area Highlight.
II. ĐỊNH DẠNG CỘT, TAB, NUMBERING.
2.1 Định dạng cột:
Cách thứ nhất: gõ văn bản trước, chia cột sau:
- Bước 1: bạn nhập văn bản một cách bình thường, hết đoạn nào thì nhấn Enter để xuống hàng. Sau khi đã gõ hết nội dung văn bản, bạn hãy nhấn Enter để con trỏ xuống hàng tạo một khoảng trắng.
- Bước 2: tô khối nội dung cần chọn (không tô khối dòng trắng ở trên), tại thẻ Page Layput, nhóm Page Setup bạn chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định.
Nhấn vào More Columns hiển thị hộp thoại;
Presets : các mẫu chia cột
One – Two – Three : Các cột có độ rộng bằng nhau
Left – Right : Các cột có độ rộng khác nhau
Number of Columns : Số cột (nếu muốn số cột chữ >3)
Line Between : Đường kẻ giữa các cột
Width and Spacing : Điều chỉnh độ rộng và khoảng cách
Equal column width :Các cột có độ rộng cột bằng nhau nếu nhắp chọn vào ô vuông phía trước
Cách thứ hai: chia cột trước, gõ văn bản sau (dùng trong trường hợp toàn bộ văn bản được chia theo dạng cột báo).
- Tại thẻ Page Layput, nhóm Page Setup bạn chọn các mẫu cột do Word mặc ấn định - Nhập văn bản vào.
- Tại thẻ Page Layput, nhóm Page Setup bạn chọnBreaks, Column Break: để ngắt cột khi bạn muốn sang các cột còn lại.
2.2 Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops)
Để cho việc cài đặt tab được thuận tiện, bạn nên cho hiển thị thước ngang trên đỉnh tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc.
Bạn có thể nhanh chóng chọn tab bằng cách lần lượt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở góc trên bên trái trang tài liệu) cho đến khi chọn được kiểu tab mong muốn, sau đó nhấn chuột vào thanh thước ngang nơi bạn muốn đặt tab.
Tùy từng trường hợp cụ thể mà bạn có thể sử dụng một trong các loại tab sau:
- Default tab stops: Khoảng cách dừng của default tab, thông thường là 0.5”
- Tab stop position: gõ tọa độ điểm dừng Tab
- Alignment chọn một loại tab là Left – Center – Right – Decimal – Bar (loại tab chỉ có tác dụng tạo một đuờng kẻ dọc ở một tọa độ đã định)
- Leader chọn cách thể hiện tab
+ 1 None Tab tạo ra khoảng trắng
+ 2-3-4 Tab tạo ra là các dấu chấm, dấu gạch hoặc gạch liền nét
+ Các nút lệnh:
Set : Đặt điểm dừng tab, tọa độ đã gõ được đưa vào danh sách
Clear : xóa tọa độ đã chọn
Clear all : xóa tất cả tọa độ điểm dừng tab đã đặt
Nếu bạn muốn đặt điểm dừng tab tại vị trí phù hợp mà không thể xác định chính xác khi nhấn chuột lên thanh thước ngang, hoặc muốn chèn ký tự đặc biệt trước tab, bạn có thể dùng hộp thoại Tabs bằng cách nhấn đúp chuột vào bất kỳ điểm dừng tab nào trên thanh thước.
Sau khi cài đặt điểm dừng tab xong, bạn có thể nhấn phím Tab để nhảy đến từng điểm dừng trong tài liệu.
2.3 Numbering
Số thứ tự tự động cho phép bạn định dạng và tổ chức văn bản với các số, các bullet (dấu chấm tròn).
Bulleted and Numbered
Bullet: có các dấu chấn tròn
Number: có các số
Ountline: là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái phụ thuộc vào sự tổ chức của danh sách.
Để thêm một thứ tự tự động vào văn bản có sẵn:
- Lựa chọn văn bản bạn muốn để tạo một thứ tự tự động
- Trong nhóm Paragraph trên tab Home, kích vào nút danh sách Bulleted hoặc Numbered
Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn thứ tự tự động trong tài liệuĐể tạo một thứ tự tự động mới:
- Chọn nút danh sách Bulleted hoặc Numbered
Sau đó nhập nội dung bình thường
Số thứ tự tự động lồng
Cách tạo một thứ tự tự động lồng:
- Tạo thứ tự tự động của bạn theo sự hướng dẫn phía trên
- Chọn nút Increase Indent hay Decrease Indent
Hình ảnh chấm tròn và số có thể được thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Bullets or Numbering.Định dạng danh sách thứ tự tự động
- Lựa chọn toàn bộ thứ tự tự động để thay đổi tất cả các dấu chấm tròn hay số, hoặc đặt con trỏ lên một dòng trong danh sách thứ tự tự động để thay đổi một Bullet
- Chọn phải chuột
- Chọn vào mũi tên bên cạnh danh sách Bulleter hay Numbered và chọn một Bullet hay Numbering khác.
Tạo một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap) 
III. TÌM HIỂU VỀ DROP CAP.
Microsoft Word có tính năng tạo chữ nhấn mạnh gọi là Drop Cap. Đó là chữ cái đầu câu được phóng to và thả xuống. Kiểu trình bày văn bản này có tính mỹ thuật cao.
Nhấp chuột lên tab Insert trên thanh Ribbon và chọn lệnh Drop Cap trong nhóm Text. Khi bạn nhấn lên nút lệnh Drop Cap, một menu xuất hiện. Bạn nhấn lên dòng Dropped các mẫu tự đầu tiên của dòng đầu tiên trên văn bản sẽ được nhấn mạnh.
Có 2 chế độ:
Dropped cap và In-margin dropped cap.
Để có thể tùy biến chữ cái nhấn mạnh này, bạn nhấn chuột lên lệnh Drop Cap Options trên menu củaDrop Cap. Trên hộp thoại Drop Cap, bạn có thể chọn vị trí của chữ nhấn mạnh, font chữ, số dòng thả xuống và khoảng cách từ chữ nhấn mạnh tới cụm text. Nhấn OK để hoàn tất.
Sau này, nếu không muốn nhấn mạnh kiểu Drop Cap nữa, bạn chỉ việc vào lại màn hình Drop Cap và chọn lệnh None là xong.
IV. WATERMARK ( NỀN BẢO VỆ VĂN BẢN )
Hình mờ
Một hình mờ là một ảnh trong suốt mà xuất hiện ngay sau văn bản trong tài liệu. Để chèn một hình mờ:
- Chọn tab Page Layout trên vùng Ribbon
- Chọn nút Watermark trong nhóm Page Background
- Kích chọn Watermark bạn muốn hoặc Chọn Custom Watermark và tạo một hình mờ riêng.
- Để bỏ một hình mờ, thực hiện các bước như trên nhưng chọn Remove Watermark.
 V. TẠO TIÊU ĐỀ TRÊN VÀ DƯỚI ( HEADER AND FOOTER ) CHO VĂN BẢN.
Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer.
Xuất hiện menu với các Header, Footer mẫu cho bạn chọn. Sau đó bạn nhập nội dung cho Header hay Footer đó. Nhập xong nhấn đúp chuột vào vùng nội dung của trang, lập tức Header/ Footer sẽ được áp dụng cho toàn bộ trang của tài liệu.
Thay đổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới
Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Sau đó chọn lại một Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hiện tại.
Không sử dụng Header / Footer cho trang đầu tiên
Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different first page bên dưới mục Headers and footers. Nhấn OK.
Vậy là Header / Footer đã được loại bỏ khỏi trang đầu tiên của tài liệu.
Trong Word 2003, bạn cũng có thể loại bỏ Header / Footer cho trang đầu tiên bằng cách vào menu File – Page Setup > chọn thẻ Layout > đánh dấu check Different first page > OK.
Áp dụng Header / Footer khác nhau cho trang chẵn và trang lẻ
Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different odd and even bên dưới mục Headers and footers. Nhấn OK.
Bây giờ bạn có thể chèn Header / Footer cho các trang chẵn trên một trang chẵn bất kỳ, chèn Header / Footer cho các trang lẻ trên một trang lẻ bất kỳ.
Trong Word 2003, bạn cũng có thể thực hiện tương tự bằng cách vào menu File – Page Setup > chọn thẻ Layout > đánh dấu check Different odd and even > OK.
Thay đổi nội dung của Header / Footer
Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer trong menu xổ xuống để chỉnh sửa nội dung của Header / Footer. Trong khi chỉnh sửa bạn có thể định dạng lại font chữ, kiểu chữ, màu sắc... cho tiêu đề Header / Footer bằng cách chọn chữ và sử dụng thanh công cụ Mini xuất hiện bên cạnh.
Chỉnh sửa xong bạn nhấn đúp chuột ra ngoài vùng nội dung của trang tài liệu.
Xóa Header / Footer
Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Remove Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống.
Tạo Header / Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài liệu
- Trước tiên, bạn cần tạo các ngắt vùng để phân chia các vùng trong tài liệu. Nhấn chuột vào vị trí muốn đặt một vùng mới. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Breaks và chọn một kiểu ngắt vùng phù hợp trong Section Breaks, ví dụ Continuous (chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về ngắt trang / ngắt vùng ở những bài viết sau).
- Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer để chỉnh sửa nội dung cho Header / Footer.
- Trên thẻ Header & Footer, nhóm Navigation, nếu thấy nút Link to Previous đang sáng thì nhấn vào nút này một lần nữa để ngắt kết nối giữa Header / Footer trong vùng mới này với vùng trước đó. Bạn sẽ thấy mục Same as Previous ở góc trên bên phải của Header / Footer biến mất.
- Sau đó bạn chỉnh sửa Header / Footer cho vùng mới này và yên tâm rằng những Header / Footer của các vùng trước đó không bị thay đổi theo.
VI. ĐÁNH SỐ THỨ TỰ CHO TRANG VĂN BẢN
Chèn số trang vào văn bản
Số trang này sẽ được đưa vào Header hay Footer tùy ý bạn. Để thực hiện, bạn chọn thẻ Insert, tại nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number. Trong menu xuất hiện, bạn trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào phần Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer). Word 2010 cung cấp sẵn khá nhiều mẫu đánh số trang và bạn chỉ việc chọn một trong các mẫu này là xong.
Thay đổi dạng số trang  
Bạn có thể thay đổi dạng số trang theo ý thích của mình mà định dạng chuẩn không có sẵn. Để thực hiện, bạn nhấn đúp vào Header hay Footer, nơi bạn đã đặt số trang. Tại thẻ Design, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers.
Number format: Chọn dạng số thứ tự
Include Chapter Number: Số trang sẽ được kèm với số chương
Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước đó
Start at : Số trang được bắt đầu từ số
Trong hộp thoại Page Number, tại mục Number format, bạn hãy chọn một kiểu đánh số mình thích, sau đó nhấn OK.
Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc của số trang
Nhấn đúp chuột vào Header hay Footer, nơi bạn đã đặt số trang tại đó.
Dùng chuột chọn số trang. Tại thanh công cụ mini vừa xuất hiện ở bên trên, bạn có thể chọn lại font chữ, cỡ chữ, định dạng lại chữ đậm, nghiêng, hay chọn màu tùy thích. Khi hiệu chỉnh xong bạn nhấn đúp chuột vào vùng nội dung chính của tài liệu.
Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác
Bạn có thể bắt đầu đánh số trang bằng một con số khác, thay vì 1 như mặc định. Cách thực hiện: Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, chọn Format Page Numbers. Trong hộp thoại xuất hiện, bạn chọn Start at và nhập vào con số bắt đầu khi đánh số trang. Nhấn OK.
Ghi chú: Nếu tài liệu của bạn có trang bìa và bạn muốn trang đầu tiên sau đó được bắt đầu bằng 1, tại ô Start at, bạn hãy gõ vào 0.
Xóa số trang đã đánh
Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, sau đó chọn Remove Page Numbers ở cuối menu.
Xóa số trang ở trang đầu tiên của tài liệu
Trong tài liệu, thường trang đầu tiên không được đánh số vì nó là trang bìa. Áp dụng phần ghi chú ở thủ thuật “Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác” bên trên, trang bìa vẫn được đánh số là 0. Vì vậy bạn hãy thực hiện thêm bước sau để xóa hẳn số trang ở trang đầu tiên của tài liệu.
- Nhấn chuột vào bất kỳ vùng nào của tà