Bài giảng Microsoft Access 2010 - Dương Thành Phết

Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 7 
Chương 1: 
TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 2010 
1.1 Giới thiệu 
Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational DaTabase 
Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao 
và đặc biệt dễ sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như 
MS Word, MS Excel. 
Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm 
(Development Tools) giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng 
trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. 
MS Access 2010 cung cấp hệ thống công cụ rất mạnh, giúp người dùng nhanh 
chóng và dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng thông qua Query, Form, Report kết 
hợp với một số lệnh của ngôn ngữ lập trình Visual Basic. 
Trong Microsoft Access 2010, bạn có thể xây dựng cơ sở dữ liệu web và đưa 
chúng lên các SharePoint Site. Người duyệt SharePoint có thể sử dụng ứng dụng cơ sở 
dữ liệu của bạn trong một trình duyệt web, sử dụng SharePoint để xác định ai có thể 
xem những gì. Nhiều cải tiến mới hỗ trợ khả năng đưa dữ liệu lên web, và cũng cung 
cấp lợi ích trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu trên máy đơn truyền thống. 
Access 2010 giao diện người dùng cũng đã thay đổi. Nếu bạn không quen với 
Office Access 2007, Ribbon và cửa sổ danh mục chính có thể là mới cho bạn. Thanh 
Ribbon này thay thế các Menu và thanh công cụ từ phiên bản trước. Cửa sổ danh mục 
chính thay thế và mở rộng các chức năng của cửa sổ Database. 
Và một điểm mới trong Access 2010, Backstage View cho phép bạn truy cập 
vào tất cả các lệnh áp dụng cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, như là thu gọn và sửa chữa, hoặc 
các lệnh từ Menu File. 
Các lệnh được bố trí trên các Tab ở phía bên trái của màn hình, và mỗi Tab chứa 
một nhóm các lệnh có liên quan hoặc các liên kết. Ví dụ, nếu bạn nhấn New, bạn sẽ 
thấy tập hợp các nút cho phép bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu mới từ đầu, hoặc bằng cách 
chọn từ một thư viện của cơ sở dữ liệu các mẫu thiết kế chuyên nghiệp. 
1.2 Khởi động Access 2010 
Để khởi động MS Access ta có thể dùng một trong các cách sau: 
Cách 1: Start → (All) Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2010. 
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 8 
Cách 2: Double Click vào Shortcut MS Access trên Desktop, xuất hiện cửa sổ 
khởi động Access như hình. 
 Cách 3: Vào Start → Run gõ vào tập tin khởi động msaccess.exe 
1.3 Các thành phần trong cửa sổ khởi động 
1.3.1 Thanh Quick Access 
Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc định thanh 
Quick Access gồm các nút công cụ Save, Undo,  
Bên phải của Quick Access chứa nút Customize, khi cơ sở dữ liệu đang mở, nếu 
Click nút Customize sẽ xuất hiện một menu giúp bạn chỉ định các nút lệnh hiển thị trên 
thanh Quick Access, nếu các lệnh không có trong menu, bạn có thể Click nút More 
Commands hoặc Click phải trên thanh Quick Access chọn Customize Quick Access 
Toolbar. 
Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh trong khung Choose 
commands from, Click nút Add →Click OK. 
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 9 
1.3.2 Vùng làm việc 
Khi khởi động Access, trong cửa sổ khởi động, mặc định Tab File và 
lệnh New trong Tab File được chọn, cửa sổ được chia thành 3 khung: 
+ Khung bên trái gồm các lệnh trong Tab File. 
+ Khung giữa: chứa các loại tập tin cơ sở dữ liệu mà bạn có thể tạo mới. 
+ Khung bên phải: để nhập tên và chọn vị trí lưu tập tin mới tạo và thực thi lệnh 
tạo mới cơ sở dữ liệu. 
Trái Giữa Phải 
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 10 
1.3.3 Thanh Ribbon 
Bên dưới thanh tiêu đề, Access 2010 hiển thị các nút lệnh trên một thanh dài 
được gọi là Ribbon, thanh Ribbon có thể chiếm nhiều không gian màn hình, ta có thể 
thu nhỏ kích thước của Ribbon bằng cách Click nút Minimize The Ribbon . 
Thanh Ribbon được tạo bởi nhiều Tab khác nhau, để truy cập vào một Tab bạn 
có thể Click trên nhãn của Tab hoặc dùng phím tắt. Nhấn phím Alt hoặc F10 để hiển thị 
tên của các phím tắt của các Tab. 
Hầu hết các Tab trên Ribbon được chia thành từng nhóm khác nhau, mỗi nhóm 
hiển thị tiêu đề con bên dưới của nhóm. Một số nhóm trong Ribbon có hiển thị nút, khi 
Click nút này sẽ xuất hiện cửa sổ cho phép thiết lập các thuộc tính của nhóm tương 
ứng. 
1.3.4 Cửa sổ Properties 
Cửa sổ Properties giúp bạn có thể hiệu chỉnh thuộc tính của đối tượng, tùy theo 
đối tượng đang được chọn mà cửa sổ thuộc tính sẽ chứa những thuộc tính tương ứng 
của đối tượng đó. 
Để mở cửa sổ Properties, bạn chọn đối tượng muốn thay đổi thuộc tính, chọn 
Tab Design hoặc nhấn tổ hợp phím Atl +Enter. 
Cửa sổ Properties được chia thành 5 nhóm 
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 11 
+ Format: Gồm các thuộc tính định 
dạng đối tượng. 
+ Data: Gồm các thuộc tính truy suất 
dữ liệu của đối tượng. 
+ Event: Gồm các sự kiện (event) 
của đối tượng. 
+ Other: Gồm các thuộc tính giúp 
bạn tạo hệ thống menu, toolbars, 
+ All: Gồm tất cả các thuộc tính 
trong bốn nhóm trên. 
1.3.5 Thanh Navigation Pane 
Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu. Từ khung 
Navigation Pane, bạn có thể mở bất kỳ Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc 
Module trong cơ sở dữ liệu bằng cách Double Click vào tên của đối tượng. 
Bằng cách Click phải vào tên của đối tượng trong Navigation Pane, bạn có thể 
thực hiện các thao tác với đối tượng như: đổi tên, sao chép, xoá, import, export một đối 
tượng 
Nhấn phím F11 hoặc Click vào mũi tên kép ở góc trên bên phải của khung 
Navigation Pane để hiển thị hoặc ẩn khung Navigation Pane. 
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 12 
1.4 Cách tạo tập tin cơ sở dữ liệu 
1.4.1 Tạo một cơ sở dữ liệu mới rỗng 
- Tại cửa sổ khởi động, Click nút Blank Database. 
- File Name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2010, tập tin cơ sở dữ 
liệu được lưu với tên có phần mở rộng là .accdb. 
- Nếu không chỉ định đường dẫn thì mặc định tập tin mới tạo sẽ được lưu trong 
thư mục Document, ngược lại, Click nút Browse để chỉ định vị trí lưu tập tin. Click 
nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu. 
1.4.2 Tạo cơ sở dữ liệu theo mẫu (Template) 
- Tại cửa sổ khởi động. 
- Chọn Sample Template → chọn một mẫu cơ sở dữ liệu có sẵn. 
- Trong khung File Name, nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu và Click 
nút Browse để chỉ định vị trí lưu tập tin, Click nút Create để tạo cơ sở dữ liệu. 
1.5 Quản lý cơ sở dữ liệu 
Sau khi tạo cơ sở dữ liệu, hoặc mở một cơ sở dữ liệu thì Tab File sẽ hiển thị các 
lệnh quản lý tập tin cơ sở dữ liệu. 
 1.5.1 Recent 
Mục Recent hiển thị danh sách các tập tin cơ sở dữ liệu được mở gần nhất. Số 
tập tin hiển thị trong danh sách này mặc định là 9, có thể thay đổi bằng cách: 
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 13 
- Tại cửa sổ làm việc của Access, chọn Tab File. 
- Chọn Options → Client Settings. 
- Trong mục Display, thay đổi giá trị của thuộc tính "Show This Number Of 
Recent Documents". 
- Click OK. 
1.5.2 Mở một cơ sở dữ liệu 
Để mở một cơ sở dữ liệu đã có ta thực hiện một trong các cách sau: 
 Cách 1: 
+ Tại cửa sổ khởi động, trong Tab File → Open 
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 14 
+ Chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần mở → Open. 
 Cách 2: 
Double Click vào tên tập tin cần mở. 
1.5.3 Thoát khỏi Access 
Có thể thoát khỏi Access bằng một trong các cách: 
+ Chọn menu File → Exit. 
+ Nhấn tổ hợp phím Alt + F4. 
+ Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở. 
1.5.4 Thu gọn và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu (Compact & Repair DaTabase) 
Khi tạo thêm đối tượng trong cơ sở dữ liệu thì dung lượng của tập tin cơ sở dữ 
liệu sẽ tăng lên, khi xóa một đối tượng thì vùng nhớ của nó sẽ rỗng, nhưng không sử 
dụng được. 
Chức năng Compact & Repair DaTabase giúp thu hồi lại phần bộ nhớ bị rỗng, 
làm cho tập tin cơ sở dữ liệu gọn lại. 
Cách thực hiện: 
- Mở cơ sở dữ liệu cần thu gọn và chỉnh sửa. 
- Click nút Compact & Repair DaTabase. 
1.5.5 Tạo Password 
Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive bằng 
cách: File → Open → Open Exclusive. 
+ Chọn Tab File → Chọn lệnh Info → 
Click nút set DaTabase Password. 
+ Nhập Password 2 lần → OK. 
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 15 
1.5.6 Gỡ bỏ Password 
- Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive: File → Open → Open Exclusive. 
- Trong Tab File, chọn lệnh Info → Click nút UnSet DaTabase Password. 
1.6 Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu trong Access 
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp những số liệu liên quan đến một mục đích quản lý, 
khai thác dữ liệu nào đó, CSDL trong Access là cơ sở dữ liệu quan hệ gồm các thành 
phần: Tables, Querys, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules. 
1.6.1 Bảng (Tables) 
Table là thành phần quan trọng nhất của tập tin cơ sở dữ liệu Access, dùng để 
lưu trữ dữ liệu. Do đó đây là đối tượng phải được tạo ra trước. Bên trong một bảng, dữ 
liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều dòng. 
1.6.2 Truy vấn (Queries) 
Query là công cụ để người sử dụng truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác 
trên dữ liệu. Người sử dụng có thể sử dụng ngôn ngữ SQL hoặc công cụ QBE để thao 
tác trên dữ liệu. 
1.6.3 Biểu mẫu (Forms) 
Form là công cụ để thiết kế giao diện cho chương trình, dùng để cập nhật hoặc xem 
dữ liệu. Biểu mẫu giúp thân thiện hóa quá trình nhập, thêm, sửa, xóa và hiển thị dữ liệu. 
1.6.4 Báo cáo (Reports) 
Report là công cụ giúp người dùng tạo các kết xuất dữ liệu từ các bảng, sau đó 
định dạng và sắp xếp theo một khuôn dạng cho trước và có thể in ra màn hình hoặc máy 
in. 
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 16 
1.6.5 Tập lệnh (Macros) 
Macro là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện một loạt các thao tác được qui 
định trước. Tập lệnh của Access có thể được xem là một công cụ lập trình đơn giản đáp 
ứng các tình huống cụ thể. 
1.6.6 Bộ mã lệnh (Modules) 
Là công cụ lập trình trong môi trường Access mà ngôn ngữ nền tảng của nó là 
ngôn ngữ Visual Basic for Application. Đây là một dạng tự động hóa chuyên sâu hơn 
tập lệnh, giúp tạo ra những hàm người dùng tự định nghĩa. Bộ mã lệnh thường dành cho 
các lập trình viên chuyên nghiệp. 
Công cụ để tạo các đối tượng trong Access được tổ chức thành từng nhóm trong 
Tab Create của thanh Ribbon 
1.7 Thao tác với các đối tượng trong cơ sở dữ liệu 
Để làm việc trên đối tượng, ta chọn đối tượng trên thanh Access Object, các 
thành viên của đối tượng sẽ xuất hiện bên dưới tên của đối tượng. 
1.7.1 Tạo mới đối tượng 
- Click Tab Create trên thanh Ribbon. 
- Trong nhóm công cụ của từng đối tượng, chọn cách tạo tương ứng. 
1.7.2 Thiết kế lại một đối tượng 
- Nếu đối tượng đang đóng: 
+ Click phải trên đối tượng cần thiết kế lại. 
+ Chọn Design view. 
- Nếu đối tượng đang mở: 
+ Click nút Design View. 
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 17 
1.7.3 Xem nội dung trình bày của một đối tượng 
- Nếu đối tượng đang mở ở chế độ Design View 
+ Click nút View. 
- Nếu đối tượng đang đóng: 
+ Click phải trên tên đối tượng cần xem. 
+ Chọn Open. 
1.7.4 Xóa một đối tượng 
- Click phải chuột trên đối tượng cần xóa. 
- Chọn mục Delete trên Menu Popup. 
- Hoặc chọn rồi nhấn phím Delete. Hoặc nút trên thanh công cụ. 
1.7.5 Đổi tên đối tượng 
 - Click phải chuột trên đối tượng, chọn Rename. 
- Hoặc nhấn F2. 
- Nhập tên mới. 
1.7.6 Sao chép một đối tượng 
- Click phải chuột lên thành viên cần chép. 
- Chọn mục Copy để chép đối tượng vào Clipboard. 
- Click nút Paste trên thanh Menu để chép vào cửa sổ Database. 
- Nhập tên cho đối tượng sao chép. 
- Đối với kiểu đối tượng Table, ta có thể lựa chọn 1 trong 3 kiểu sao chép : 
+ Structure only: Sao chép cấu trúc. 
+ Structure and data: Sao chép cấu trúc và dữ liệu. 
+ Append Data to Exiting Table: Thêm dữ liệu vào một bảng đang tồn 
tại. 
1.7.7 Chép dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export) 
Có thể xuất dữ liệu sang cơ sở dữ liệu Access khác, hoặc Excel,Word, Pdf  
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 18 
Cách thực hiện: 
- Chọn đối tượng muốn xuất sang ứng dụng khác. 
- Chọn Tab External Data. 
- Trong nhóm công cụ Export, chọn loại ứng dụng mà bạn muốn xuất dữ 
liệu: Excel, Text file, XML file, Word, Access 
- Click nút Browse chỉ định vị trí xuất dữ liệu. 
- Click OK hoàn tất việc Export dữ liệu. 
1.7.8 Chép dữ liệu từ ứng dụng khác vào cơ sở dữ liệu Access hiện hành 
(Import) 
Có thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như Excel, ODBC DaTabase, XML file, 
Access, vào cơ sở dữ liệu hiện hành. 
Cách thực hiện: 
Chọn Tab External Data. 
- Trong nhóm lệnh Import & Link, chọn ứng dụng mà bạn muốn chép dữ liệu. 
- Lần lượt làm theo các bước hướng dẫn của Access. 
 Chép dữ liệu từ Excel vào Access 
- Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn Tab External Data, Click nút Excel 
trong nhóm lệnh Import & Link. 
- Chọn tập tin Excel cần chép (Click nút Browse để tìm tập tin Excel) 
→ Open. 
- OK, sau đó thực hiện theo các bước hướng dẫn của Access. 
+ Chọn sheet chứa dữ liệu cần chép, → Next. 
+ Chọn dòng làm tiêu đề cho bảng, → Next. 
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 19 
 + Chỉ định thuộc tính cho các field → Next. 
+ Chọn cách tạo khóa cho bảng. 
Let Access add primary key: Access tự tạo khóa. 
Chose my own primary key: Bạn chỉ định khóa. 
No primary key: Không tạo khóa. 
+ Nhập tên cho bảng → Finish. 
+ Access hiển thị thông báo cho biết hoàn tất quá trình import một file 
Excel thành một bảng trong Access. 
 Chép dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access khác vào cơ sở dữ liệu hiện hành 
Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn Tab External Data, Click 
nút Access trong nhóm lệnh Import & Link. 
Chọn tập tin Access chứa dữ liệu cần chép (Click nút Browse để tìm tập tin 
Access) →Open. 
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 20 
Chọn tùy chọn "Import Table, query, form, report, macro and modules into 
the current daTabase" để chỉ định vị trí lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hiện hành 
→ OK. 
Trong cửa sổ Import Object, chọn đối tượng cần chép. Có thể chọn nhiều đồng 
thời đối tượng hoặc chọn tất cả bằng cách Click nút Select All → OK. 
1.7.9 Chức năng Link 
Chức năng Link trong Acces để duy trì mối liên kết với dữ liệu nguồn. Nếu dữ 
liệu nguồn thay đổi thì dữ liệu trong bảng liên kết sẽ thay đổi theo và ngược lại. 
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 21 
 Cách thực hiện tương tự như chức năng Import, nhưng trong cửa sổ Get External 
Data, ta chọn tùy chọn "Link to data source by creating a link Table" → Chọn bảng 
muốn Link → OK. 
1.8 Chọn giao diện người dùng trong Access 2010 
 Các phiên bản trước đây của Access cung cấp chỉ một loại giao diện người dùng 
duy nhất là các cửa sổ có thể chồng lên nhau. Bắt đầu với Access 2007, và bây giờ 
trong Access 2010, bạn có sự lựa chọn của việc sử dụng các giao diện truyền thống 
hoặc loại giao diện mới có dạng các Tab. 
1.8.1 Tabled Documents 
Tabbed Documents là giao diện lý tưởng cho người dùng làm việc với nhiều hơn 
một đối tượng tại một thời điểm. Trong giao diện này Form và Report không thể nằm 
trên đầu trang của một khác và người dùng có thể xem tất cả các điều khiển trên một 
đối tượng giao diện người dùng mà không cần phải di chuyển một đối tượng trong 
đường đi. 
1.8.2 Overlapping Windows 
Overlapping Windows có lợi thế hơn. Do sự đa dạng của việc thiết lập thuộc tính 
BorderStyle và khả năng loại bỏ các nút Min, Max, và Close. 
Với giao diện Overlapping Windows, bạn có thể dễ dàng buộc người dùng tương 
tác với một form tại một thời điểm. 
Microsoft Access 2010 
ThS. Dương Thành Phết 
Trang 22 
 1.8.3 Chuyển từ giao diện Tabbled Documents sang Overlapping Windows 
 Đối với Access 2007 và Access 2010 thì khi khởi động mặc định là giao diện 
Tabbed Documents để chuyển sang dạng Overlapping Windows ta thực hiện như sau: 
+ Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn Tab File → chọn lệnh Options. 
+ Trong cửa sổ Access options, chọn Current Database. 
+ Trong mục Document Window Options, Chọn Overlapping Windows → 
OK. 
+ Thoát khỏi Access và khởi động lại.